파워포인트 이것만은 알아두자!

 

파워포인트 ! 이것만은 알아두자

  기존 워드프로세서에 익숙한 사용자들이 파워포인트를 처음 접했을때 가장 적응하기 힘든 부분이 기본 글자가 너무 크고 텍스트 입력을 글상자나 도형을 이용해서 입력해야 한다는 것이다. 사실 이것은 파워포인트가 프레젠테이션을 위한 발표의 보조도구로 개발됐다는 맥락에서 보면 이해될 수 있다.

  국내에서는 파워포인트를 워드프로세서의 일종으로 보는 경향이 있기 때문에 사용자들의 이런 반응은 어쩌면 당연할지도 모른다. 그러나 파워포인트는 철저히 발표를 위한 도구다. 인쇄는 단지 부수적인 기능일 뿐이다.

  파워포인트를 작성할 때 실무에서 작업속도를 향상시킬 수 있는 핵심 단축키, 조합키만을 골라 표에 정리해 봤다. 실무에서 이 기능만 확실히 알아도 작업속도를 눈에 띄게 향상시킬 수 있다.

유용한 단축키․조합키 기능
기능	단축키	조합키	특성	내용
전체 선택	Ctrl+A	Shift	수직, 수평, 15°, 정방형	이동, 그리기, 비율조정, 복사시 조합사용
복사/붙여넣기	Ctrl+C/V	Ctrl	중심고정, 복사	키보드 미세한 작업, 복수선택시 사용
복제하기	Ctrl+D	Alt	격자일시해제	마우스 미세한 작업
실행취소/재개	Ctrl+Z/Y	Tab	건너뛰기	개체 생성 순서대로 선택
단추 더블클릭		Esc키를 누르기 전까지 반복실행 및 적용
그룹설정/그룹해제		Ctrl+Shift+G/Ctrl+Shift+H
편집화면 확대/축소		Ctrl+마우스 휠 돌리기(휠 마우스에서만 가능)
작업창 보이기/숨기기		Ctrl+F1
안내선 보이기/숨기기		Ctrl+G

워드프로세서에 익숙한 실무 작업자들에게 파워포인트의 텍스트 입력 기능은 다소 제한적이다. 글상자로 구현할 수 없는 자간, 장평 조절 기능, 제한적인 그림자 등은 실무 작업자들로부터 많은 불평을 사고 있다

  파워포인트의 텍스트는 도형의 특성과 텍스트의 속성을 다르게 인식한다.

  텍스트의 속성으로 되지 않는 것들은 과감하게 워드아트(Word Art) 기능을 활용해 보자.

  워드아트는 도형의 특성을 갖기 때문에 이를 활용하면 장평, 자간조절은 물론이고 그림자, 채우기의 색의 제어, 심지어 입체 형태의 텍스트도 구현할 수 있다.

  워드아트는 파워포인트의 메뉴에서 ‘삽입-그림-워드아트’ 또는 다음의 그림에서와 같이 워드아트 삽입단추로 삽입이 가능하다.

슬라이드 가득 채우지 말아야

  다른 워드프로세서와는 달리 파워포인트는 발표를 위한 도구임을 강조했다. 발표자가 연단에 서고 발표 자료가 스크린에 영사됐을 때, 빽빽하고 가득 차게 들어간 슬라이드를 보고 있다고 상상해 보라.

  생각건대 그 자료를 만든 사람은 제한된 시간에 발표할 자료이므로 작은 것 하나라도 놓치지 않으려고 세심한 부분까지 신경 쓰며 충실하게 내용을 채워 넣었을 것이다. 그러나 자료를 보는 청중은 빽빽함에 벌써부터 질리고 만다.

  발표자가 아무리 열심히 발표한다 하더라도 보나마나 보고는 실패로 끝날 것이다.

 ‘원 슬라이드(One Slide)→원 메시지(One Message)’는 가장 이상적인 전달방식이다.

  핵심메시지는 하나가 분명해야 한다. 그러나 불가피하다면 3~4가지를 넘지 않도록 간결하게 하자.

  최고의 프레젠테이션으로 유명한 스티브 잡스의 프레젠테이션도 결코 이 핵심을 벗어나지 않는다.

  슬라이드를 간결하게 구성하기 위해서는 핵심 키워드를 추출하고, 도형과 그림을 활용해 도해의 과정을 거쳐 시각화하는 것이 바람직하다.