보고서 잘 쓰는법

 

보고서 작성시 알아야 할 사항

◆ 실천 가능하고 구체성 있는 방안이 제시되도록 작성  ◆ 보고받는 사람이 실질적으로 활용할 수 있도록 작성  ◆ 상부 지침에 충실하게 작성 (이견이 있으면 타당한 이유 적시).

< 보고서 작성 필수요건 >

□ 그 자체로 완전한 형식과 내용을 갖추어야 함

  ㅇ 추가적인 질문이 없도록 명확히 서술

  ㅇ 1보고서당 1개 주제로 작성

  ㅇ 보고서 분량은 최대한 축약(필요사항은 별첨자료로 첨부)

  ㅇ 보고서 분량이 5매이상 되는 경우 요약본 작성

  ㅇ 시급성을 요하는 경우 부분적인 보고

     → 추후 진전사항 및 종합보고

□ 표준화된 양식에 따라 간결․명료․효율적으로 작성

  ㅇ 표준화된 보고서 서식․규격을 사용

  ㅇ 최대한 간결하게 작성

  ㅇ 보고서 작성목적․경위․쟁점․추진계획을 명확하게 기술

  ㅇ 가장 중요한 내용이 문두에 나오고 이어서 뒷받침하는 내용을 배치 (두괄식 표현)

  ㅇ 경우에 따라 서술식 작성도 필요

    - 간략하게 개조식으로 표현하되, 어미등을 명확하게 하는 서술형 개조식 활용

□ 수요자의 관점에서 이해하기 쉽게 작성

  ㅇ 보고 받는 사람의 입장에서 작성

  ㅇ 수요자의 정확한 판단에 도움되도록 작성자의 이해관계 및 선입견 배제

  ㅇ 수요자에게 필요한 시점(적절한 시기)에 보고

< 보고서 작성 전개방식 >

□ 읽는 사람이 자연스럽게 내용을 수긍할 수 있도록 적절한 형식․구조 필요

  ㅇ 2단 구성 : 현황․문제점 - 개선방안

  ㅇ 3단 구성 : 서론 - 본론 - 결론,  도입 - 전개 - 정리

  ㅇ 4단 구성 : 기 - 승 - 전 - 결

  ㅇ 5단 구성 : 개요 - 현 실태 및 문제분석 - 해결방안 검토

                - 추진전략과 계획 - 결론

□ 제목만 보고서도 성격, 전체 내용을 알 수 있도록 작성

  ㅇ 가능한 1줄로 핵심사항을 표현

  ㅇ 한 보고서에 여러 보고서가 나오는 경우 소제목 및 부제 활용

□ 개요부분

  ㅇ 개황이나 간단한 문제제기로 수요자의 관심유발

    - 중요 결론을 포함하는 것도 한 방법임

  ㅇ 최대한 간결하게 작성

    - 내용이 너무 길거나 반복되지 않게 작성

□ 본문부분

  ㅇ 현 실태 및 문제점, 과거 사례와 대안분석, 전망등 필요한 내용을 작성하되, 중요도가 높은 사항을 먼저 기술

    - 주로 두괄식 사용, 필요시 양괄식 사용

    - 6하 원칙을 준수하되, 주로 ‘무엇을’, ‘왜’, ‘어떻게’ 중심으로 작성(단순한 사실의 나열보다 의사결정을 하여야 할 중요한 사항이나 쟁점을 명시)

    - 한 문장은 2줄이내, 최대 3줄을 초과하지 않도록 작성

    - 동일한 내용과 단어가 중복되지 않도록 항상 신선한 문장사용

    - 문장구성이 수동태 보다 능동태를 사용

    - 한 문단에 한 개의 초점(내용)만을 기술

      (형용사, 부사 → 명사, 동사를 주로 활용)

    - 시각적인 효과(도표, 진하게, 특수기호 등)를 통해 설명력을  높임

□ 결론부분

  ㅇ 결론, 대안제시, 건의사항, 향후 조치사항 등을 기술

    출처 : 중앙공무원 교육원 사이버 교육과정

           “보고서 잘 쓰는 방법” 요약